Sự cần thiết của hệ thống Business Intelligence – BI trong doanh nghiệp

SỰ CẦN THIẾT HỆ THỐNG BUSINESS INTELLIGENCE – BI TRONG DOANH NGHIỆP

150 triệu email, 20.8 triệu tin nhắn WhatsApp, 2.78 triệu lượt view Youtube, 2.4 triệu lượt tìm kiếm – những con số này không phải là số liệu hàng tuần hay hàng ngày, chúng xảy ra từng phút trên mạng internet. Dữ liệu này được khởi tạo bởi mọi người và tại khắp nơi trên toàn thế giới, thể hiện sở thích và nhu cầu về dịch vụ, hàng hoá của người dùng. Hiển nhiên, các doanh nghiệp đã tận dụng những dữ liệu vô giá này cho các kế hoạch marketing và chiến lược kinh doanh của mình.

Nhưng dữ liệu chỉ là những con số, những đoạn text vô hồn, không thể hiện bất kỳ giá trị nào về insight, trend và các pattern (khuôn mẫu). Vậy doanh nghiệp tận dụng chúng như thế nào? Hệ thống BI và các công nghệ phân tích data chính là cầu nối giữa công ty và các dữ liệu thô đó.

Tầm quan trọng của 1 hệ thống Business Intelligence

Hệ thống BI hiệu quả được dùng để giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn nhất cho việc kinh doanh của mình giữa hàng ngàn lựa chọn. Đây là cách tốt nhất để công ty có thể vượt lên trên đối thủ của mình vì bản thân dữ liệu chính là feedback của khách hàng, là xu hướng của thị trường. Chưa kể, khi phân tích các pattern (khuôn mẫu) mua hàng hoặc sử dụng 1 sản phẩm của khách hàng, công ty có thể xác định được ngân sách ngay từ ban đầu khi muốn đưa ra sản phẩm mới cho thị trường. Ngoài việc phát hiện những cơ hội kinh doanh mới, BI còn giúp doanh nghiệp đánh giá lại những mặt yếu kém về: quy trình nội bộ, sản phẩm, chiến lược marketing… dựa trên những benchmark của thị trường và đối thủ.

Hiện nay, thị trường BI đã có nhiều ông lớn tham gia, tiêu biểu như Oracle BI, Qlikview, Tableau và IBM. Doanh nghiệp có thể kết hợp 1 hay nhiều tool để phân tích các giá trị insight của data của doanh nghiệp

Các thành phần chính của 1 hệ thống BI:

Data warehousing

Trong kỷ nguyên số này, khối lượng data được tạo ra mỗi ngày đã vượt mọi tiên đoán, và 90% tổng số data ấy chỉ vừa mới được tạo ra trong 2-3 năm gần đây.

Data thường được sử dụng từ các hệ thống OLTP và nên được lưu lại trong 1 databse để có thể input vào trong các tool phân tích và biểu diễn (virtualization). Mục đích của data warehouse là để tập hợp các data đã được cấu trúc từ nhiều nguồn khác nhau, và sẵn sàng khi hệ thống BI yêu cầu.

Oracle, Microsoft, IBM and SAP và Amazon AWS đều là những hãng đi đầu về Database Management Systems.

Big Data

Sự xuất hiện của các data khối lượng lớn từ các nguồn như mạng xã hội, các website, survey, RFID và GPS cũng làm nên thuật ngữ mới mang tên Big Data. Vậy nên thị trường cũng cho ra đời những tool được dùng để xử lý Big Data, 2 cái tên quá nổi tiếng là R và Hadoop

Việc phân tích Big Data đã tạo ra những lợi ích to lớn về chi phí hoạt động và hiệu suất của doanh nghiệp: Sản phẩm được quảng cáo đúng đến người cần mua, nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng có thể dự đoán được, số lượng và thời gian hàng tồn kho…

Web Scraping

Bằng việc thu thập thông tin từ Website, việc trích xuất các data cần thiết sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Tất nhiên, các bước theo sau như quy trình hệ thống BI phân tích và biểu diễn số liệu cũng sẽ smooth hơn. Nếu như doanh nghiệp khả năng Web Scraping tốt, họ có thể biết được mọi người đang nói về công ty mình như thế nào, ứng dụng để quản lý thương hiệu, tăng cường tương tác cá nhân và phát triển những chiến dịch marketing

Business Intelligence Dashboard

Một bảng dashboard về cơ bản dùng để biểu diễn những nội dung quan trọng và các thông tin liên quan trực quan nhất. Những thông tin cần thiết cần được gộp lại và sắp xếp chỉ trên một màn hình duy nhất để cho người dùng có thể theo dõi và đọc được ngay lập tức. Dưới đây là một vài điểm chính cho một bảng dashboard được coi là tốt

• Tất cả dữ liệu và hiệu ứng chỉ nằm trên một màn hình, người dùng không cần cuộn lên xuống để xem.
• Chỉ thể hiện các KPI quan trọng cần được lưu ý thường xuyên (doanh thu, sales, DAU..)
• Dashboard phải đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng
• Các dữ liệu phải được update hoàn toàn tự động (độ thường xuyên update phụ thuộc vào nhu cầu từng doanh nghiệp)

Business Intelligence Reporting

Thông thường 1 bản report được thể hiện bằng text và các bảng số, các report này được tối ưu hoá cho việc in ấn, thường ở format PDF. Tính năng này có vẻ đơn giản nhưng lại là thứ quan trọng nhất vì những nhà quản lý, giám đốc dùng nó để định hướng cả một công ty hoặc thậm chí là cả nền công nghiệp.